仕事柄、メールがたくさん飛んできます。
数ヶ月前に、分類方法を変えてみました。
それ以前はどんどんメールが貯まってしまって、受信BOXが10000件超えていました。
たまーに、まとめて削除はしていましたが、フォルダもたくさんあったので、イマイチでした。
最近、調子良いと感じている方法を紹介します。
(Outlookのやり方で紹介しています)
【方法】
- 下記の様にフォルダに振り分けます。メールの件名や、送信者を設定することで、ほとんど自動振り分け可能です。ポイントは送信者毎に分けるのではなく、およそのメールの内容によって分けることです。こうすることで、フォルダの数を抑えることができます。
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- 受信トレイ
- 自分が何か対応しなければいけないメール(このフォルダだけ、手動でメールを移動)
- 一般行事や、社内のお知らせ関係
- 会議等の開催案内
- ミーティングの議事録
- スケジュールお知らせ
- 特定の技術分野のメール
という感じで分類します。
他にも分けていますが、トータルで僕が使っている受信関係のフォルダは14個です。
- 次に各フォルダ毎に、プロパティ > 古いアイテムの整理 > 以下の設定でこのフォルダを保存する > 古いアイテムを整理する ○か月(とか、○週間、○日とか)を設定し、『古いアイテムを削除する』に●をつけて、フォルダ毎に一定期間を経過したメールを自動で削除するようにします。僕の場合、受信トレイや、ミーティングの議事録の様なもので6か月。それ以外のフォルダは、おおむね1〜2週間程度保存するようにして、あとは削除するようにしています。
必要に応じて、このメールは大事そう。というものは、専用に作ったフォルダにドラッグ&ドロップして、削除されないようにしています。
気に入ったら試してみてください。
